Política de tratamiento de datos personales

FLUENSIA S.A.S. adopta esta política para dar cumplimiento a la Ley 1581 de 2012 y a su reglamentación, compilada en el Decreto 1074 de 2015. Aquí explicamos qué datos personales tratamos, para qué los usamos, cuáles son tus derechos y cómo puedes ejercerlos.

1. Responsable del tratamiento

2. Marco normativo

• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1074 de 2015 (Decreto Único Reglamentario del Sector Comercio, Industria y Turismo), Libro 2, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26, que compilan los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014.
• Las demás normas que las modifiquen, adicionen o reglamenten.

3. Definiciones

Para efectos de esta política se aplican las definiciones del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. Las principales son:

• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de sus datos personales.
• Aviso de privacidad: comunicación dirigida al titular en la que se le informa sobre la existencia de esta política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: dato que no es semiprivado, privado ni sensible, como los relativos al estado civil, la profesión u oficio o la calidad de comerciante.
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los que revelan el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, la pertenencia a sindicatos, la salud, la vida sexual y los datos biométricos.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable.
• Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica que decide sobre la base de datos y el tratamiento de los datos.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como la recolección, el almacenamiento, el uso, la circulación o la supresión.
• Transferencia: envío de datos personales por parte del responsable o encargado, ubicado en Colombia, a un receptor que a su vez es responsable del tratamiento, dentro o fuera del país.
• Transmisión: comunicación de datos personales, dentro o fuera de Colombia, a un encargado para que realice el tratamiento por cuenta del responsable.

4. Principios

FLUENSIA aplica los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012: legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En consecuencia, solo tratamos los datos necesarios para finalidades legítimas que informamos al titular, con su autorización cuando la ley la exige, y protegemos la información con medidas razonables de seguridad.

5. Datos que tratamos y finalidades

Datos que tratamos por encargo de nuestros clientes

Al prestar servicios contables, tributarios, de outsourcing o de reporte financiero, podemos acceder a información de nuestros clientes que contiene datos personales de terceros, como sus empleados, proveedores o clientes. En esos casos el cliente es el responsable del tratamiento y FLUENSIA actúa como encargado: tratamos esos datos solo para prestar el servicio contratado, siguiendo las instrucciones del cliente y cumpliendo los deberes del artículo 18 de la Ley 1581 de 2012.

Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

FLUENSIA no solicita datos sensibles salvo cuando son indispensables para el servicio, por ejemplo para soportar un beneficio tributario. En esos casos informamos al titular que no está obligado a autorizar su tratamiento y le pedimos su autorización explícita. Los datos de niños, niñas y adolescentes, como los de dependientes en una declaración de renta, solo se tratan cuando su representante los suministra para una finalidad que responde a su interés superior y respeta sus derechos fundamentales.

Visitantes del sitio web

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6. Autorización

FLUENSIA solicita la autorización del titular a más tardar al momento de recolectar sus datos. La autorización puede constar por escrito, de forma oral o mediante conductas inequívocas que permitan concluir que el titular la otorgó, y conservamos prueba de ella.

De acuerdo con el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, no se requiere autorización cuando la información es requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial, cuando se trata de datos de naturaleza pública, en casos de urgencia médica o sanitaria, cuando el tratamiento está autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, y cuando se trata de datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

7. Derechos de los titulares

Según el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, como titular tienes derecho a:

1. Conocer, actualizar y rectificar tus datos personales.
2. Solicitar prueba de la autorización otorgada, salvo en los casos en que la ley no la exige.
3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso que FLUENSIA ha dado a tus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley, una vez agotado el trámite de consulta o reclamo ante FLUENSIA.
5. Revocar la autorización o solicitar la supresión de tus datos cuando no se respeten los principios, derechos y garantías legales. La revocatoria y la supresión no proceden cuando tengas un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
6. Acceder en forma gratuita a tus datos personales objeto de tratamiento.

Pueden ejercer estos derechos el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, y quien actúe por estipulación a favor de otro.

8. Área responsable de atender consultas y reclamos

La atención de peticiones, consultas y reclamos está a cargo del representante legal de FLUENSIA S.A.S., a través del correo admin@fluensia.com.co o por escrito en la dirección indicada en el numeral 1.

9. Procedimiento para ejercer tus derechos

Consultas

Puedes consultar la información personal que reposa en nuestras bases de datos. Responderemos en un término máximo de diez (10) días hábiles contados desde el recibo de la solicitud. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 14 de la Ley 1581 de 2012).

Reclamos

Si consideras que tus datos deben ser corregidos, actualizados o suprimidos, o que hay un incumplimiento de la ley, puedes presentar un reclamo con la siguiente información:

• Tu nombre e identificación.
• La descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Tu dirección o medio de contacto para recibir la respuesta.
• Los documentos que quieras hacer valer.

Si el reclamo está incompleto, te pediremos dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recibo que lo completes. Si pasan dos (2) meses desde ese requerimiento sin que presentes la información, entenderemos que desististe del reclamo. Una vez recibido el reclamo completo, incluiremos en la base de datos la leyenda «reclamo en trámite» en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Responderemos en un término máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no es posible responder en ese plazo, te informaremos los motivos y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término (artículo 15 de la Ley 1581 de 2012).

Antes de acudir a la Superintendencia de Industria y Comercio, debes agotar este trámite de consulta o reclamo ante FLUENSIA (artículo 16 de la Ley 1581 de 2012).

10. Seguridad, transmisiones y transferencias

FLUENSIA adopta medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos personales contra su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. Quienes trabajan con nosotros están obligados a guardar reserva sobre la información a la que acceden.

Usamos proveedores tecnológicos de correo, almacenamiento en la nube, alojamiento web y software contable, algunos de los cuales pueden tener sus servidores fuera de Colombia. Esas comunicaciones son transmisiones a encargados del tratamiento, que se realizan bajo contratos que les exigen tratar los datos solo para prestarnos el servicio y con niveles adecuados de protección. FLUENSIA no vende ni cede datos personales a terceros.

11. Conservación de los datos

Conservamos los datos personales mientras sean necesarios para las finalidades descritas y durante los términos que exige la ley. Por ejemplo, los soportes contables y tributarios se conservan por el tiempo que exigen las normas comerciales y tributarias. Cumplidas las finalidades y los términos legales, los datos se suprimen o se anonimizan.

12. Cambios a esta política

Cualquier cambio sustancial a esta política se comunicará oportunamente a los titulares a través de este sitio web o de los medios de contacto que nos hayan suministrado, antes de implementarlo.

13. Vigencia

Esta política rige desde el 7 de noviembre de 2026. Las bases de datos de FLUENSIA estarán vigentes mientras subsistan las finalidades para las cuales se recolectaron los datos y los términos legales de conservación.